契約終了までわずか3カ月
管理会社が去ったマンションを襲う混乱

　その影響は、まず「タイムリミット」という形で現れる。一般的な管理委託契約では、3カ月前の書面通知をもって解約できると規定されている。つまり、通知を受けてからわずか3カ月で次の体制を整えなければならず、動き出しが遅れれば、一気に管理の空白期間へ突入してしまうのだ。

　契約が終了した瞬間に、多くの機能がストップする。毎月の管理費・修繕積立金の口座引き落とし、駐車場・駐輪場の使用料徴収といった業務……いずれも管理会社が出納業務を担当していたからこそ、住民が意識せずに回っていた仕組みだ。

　仮に自主管理に移行した場合、まず組合の口座番号を住民に知らせ、毎月の振り込みを一件ずつ確認しなければならない。誰が払い、誰が払っていないのか。滞納者への督促も、年1回の収支報告書の作成も、すべて管理組合で行うことになる。

　さらに深刻なのが、トラブル対応や次の委託先探しに追われるあまり、本来取り組むべき長期修繕計画の見直しや積立金改定が完全に後回しとなる点だ。理事会の貴重なリソースが、すべて「管理会社とどう付き合うか」だけに割かれてしまうのである。一日でも早く次の管理会社を見つけたい――多くの管理組合がそう焦るのは当然だろう。

次が決まれば解決するのか？
引き継ぎで発覚する思わぬ落とし穴

　実際、次の管理会社を探すこと自体は可能だ。ただし、「次さえ決まれば問題は解決する」というほど話は単純ではない。なぜ前の会社が撤退したのか、その経緯を新しい管理会社にきちんと伝えられるかどうかで、その後の展開は大きく変わる。

　例えば、費用面が理由なら、話は比較的シンプルだろう。業界全体で値上げが進むなかでも、委託費と仕様のバランスについては合意点を探る余地がある。ところが、特定の組合員への対応負担が原因だった場合、その事実を伏せたまま新しい会社と契約すれば、管理が始まった後に「そんな話は聞いていない」と齟齬が生じ、同じことが繰り返されかねない。

　引き継ぎにも注意が必要だ。会社間の手続きはフォーマット化されていても、担当者レベルではクオリティにばらつきが出る。現場の書類が紛失していたり、修繕履歴が途絶えていたりと、実務上の不備が生じる例は少なくない。

　さらに、新旧の管理会社が協調して総会を準備・開催する難しさもある。新しい管理会社は契約前には住民の個人情報を保持していないため、総会議案書の配布一つとっても旧会社の協力なしには進まない。管理組合が単独でこの調整を担うには、限界がある。管理会社の変更は決して、「次を探せばいい」で済む話ではないのだ。